Le communiqué de presse doit être adressé au journaliste de la rubrique concernée.
«…Invitation à l'attention de la rédaction…»
L'envoi
Selon les catégories presse, il faut s'informer des dates ou heures de bouclage des éditions pour envoyer le communiqué dans les délais requis.
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S'il s'agit de la PQR, de la radio, de la télé, des webzines, des blogs, les délais d'envoi peuvent être courts. Dans l'heure ou le jour pour le lendemain.
Pour les catégories presse spécialisées et surtout professionnelles, les délais sont plus longs en termes de réactivité. S'ajoute aux délais de bouclage la contrainte des plannings rédactionnels : ce sont les thématiques définies 6 mois à l'avance.
L'envoi doit répondre à une actualité chaude ou bien correspondre à un thème planifié dans les calendriers rédactionnels.
«…La societé fabrique des casseroles depuis 5 ans…»
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L'envoi peut se faire par mail si l'on dispose du mail personnel du journaliste.
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L'envoi peut être doublé par l'envoi papier, adressé au secrétaire de rédaction, au rédacteur en chef.
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L'envoi par mail présente l'avantage de pouvoir récupérer (copier/coller) le texte. L'envoi papier doit renvoyer à un lien Internet permettant de récupérer les textes sous Word et les photos au format jpeg HD.
L'envoi par mail doit toujours être accompagné de photos et d'un fichier texte sous Word. Les photos doivent être sur fond blanc et détourées. Les photos d'ambiance sont composées avec des produits en situation.
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L'expéditeur de l'envoi doit être clairement identifié pour être recontacté facilement par le journaliste.
«…j'ai signé le dernier communiqué la direction générale…»
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Il est préférable d'adresser le communiqué de presse à la presse locale, avant la presse nationale. Favoriser la proximité est toujours mieux perçu et apprécié.